Jadwal Rencana Implementasi (RI) SISPRAN1 Triwulan 4-2020

Merujuk hasil koordinasi antara Direktorat Perencanaan Sumber Daya, UPT Pengadaan, dan Direktorat Keuangan, dengan ini kami sampaikan bahwa jadwal Rencana Implementasi (RI) Triwulan 4-2020 akan dilaksanakan pada tanggal 14-18 September 2020. Berkenaan dengan jadwal tersebut, kami sampaikan hal-hal berikut.

  1. Sehubungan dengan telah dimulainya Rencana Implementasi Triwulan 4-2020 tesebut diatas, unit kerja tidak diperkenankan untuk mengajukan permohonan penyusunan Rencana Implementasi (RI) Tambahan Triwulan 3-2020 (SISPRAN1) pada bulan September 2020.
  2. Rencana Implementasi (RI) yang telah disusun dapat segera diajukan oleh unit kerja untuk mendapatkan persetujuan dari Pimpinan unit kerja terkait. Perlu kami ingatkan bahwa hanya RI yang telah disetujui oleh Pimpinan Unit Kerja yang akan diproses lebih lanjut untuk pengadaan barang/jasa/modal dan pembayaran belanja pegawai. Persetujuan pimpinan unit kerja yang terlambat dan tidak sesuai dengan jadwal, tidak dapat disertakan dalam Rencana Umum Pengadaan Triwulan 4-2020 untuk tahap awal.
  3. Bagi unit kerja yang akan mengajukan penambahan jenis dan spesifikasi belanja  barang/jasa/modal baru, jadwal pengajuan daftar barang baru melalui http://simajik.logistik.itb.ac.id. Khusus untuk Triwulan 4-2020, berlaku ketentuan berikut:
    • Pengajuan daftar (master) barang baru untuk keperluan Rencana Implementasi baik rutin maupun tambahan dapat dilakukan sampai dengan tanggal 7 September 2020. Dengan kata lain, pengajuan barang baru tersebut dibuka sepanjang waktu dan ditutup 4 (empat) hari kerja menjelang dibukanya jadwal Rencana Implementasi Triwulan -4
    • Pengajuan daftar (master) barang baru untuk keperluan modifikasi Purchase Order pada Oracle Purchasing disampaikan langsung kepada UPT sesuai dengan mekanisme dan prosedur yang berlaku.
    • Unit kerja mohon dapat selalu berkoordinasi dengan tim Perencanaan Pengadaan barang UPT Pengadaan ITB dan selalu memantau hasil review atas usulan daftar (master) barang baru tersebut
  4. Untuk penambahan jenis belanja pegawai baru, pengajuan disampaikan ke Direktorat Kepegawaian.
  5. Atas Rencana Implementasi (RI) yang telah disetujui sesuai jadwal tersebut, UPT Pengadaan akan melakukan Pemilahan jalur kewenangan pengadaan secara bertahap mulai tanggal 28 September 2020. Pemaketan barang dan jasa untuk diadakan oleh UPT Pengadaan mulai dilakukan pada tanggal 5 Oktober 2020.
  6. Atas Rencana Implementasi Belanja Jasa/Modal Jasa yang telah dilakukan pemilahan kewenangan pengadaan, unit kerja dapat sesegera mungkin mengusulkan permintaan pekerjaan jasa, dengan ketentuan:
    • Usulan untuk Pekerjaan Jasa Triwulan 4-2020 kami harapkan dapat diajukan segera setelah dilakukan pemilahan oleh UPT Pengadaandan diharapkan selambat – lambatnya telah diajukan pada tanggal 15 Oktober 2020; Adapun untuk sisa Rencana Implementasi Jasa Triwulan 3- 2020 diharapkan unit kerja dapat segera mengusulkan selambat-lambatnya pada tanggal 28 September 2020;
    • Seluruh usulan pekerjaan jasa wajib melakukan input data dan dokumen penunjang melalui http://simajik.logistik.itb.ac.id. Hasil cetakan surat usulan harus pula berasal dari http://simajik.logistik.itb.ac.id dan fisik dokumen yang telah tertandatangan disampaikan kemudian kepada Direktorat Logistik. Usulan Pekerjaan manual diluar Sistem Manajemen logistik (SIMAJIK) tidak akan diprioritaskan untuk diproses lebih lanjut;
    • Jangka Waktu Pekerjaan barang/jasa yang diusulkan untuk dilakukan proses pengadaan oleh UPT Pengadaan, diharapkan dapat diselesaikan pada tahun berjalan, atau tidak melampaui tanggal tahun anggaran 2020. Apabila berdasarkan hasil review UPT Pengadaan pekerjaan akan melampaui jangka waktu, maka unit kerja diharapkan mengevaluasi kembali usulan item barang/jasa dan atau spesifikasi barang/jasa yang dapat dipenuhi sesuai waktu yang ditetapkan;
    • Dalam hal pengajuan usulan pekerjaan, mohon unit kerja memperhatikan kesesuaian judul dan lingkup pekerjaan dengan mata anggaran sebagaimana kodefikasi master belanja jasa/modal jasa yang telah diinputkan oleh unit kerja melalui Rencana Implementasi.
    • Hanya usulan yang sesuai dengan ketentuan yang akan diproses lebih lanjut untuk proses pengadaan Unit Kerja diharuskan melakukan penyesuaian bilamana dalam hal review oleh UPT Pengadaan terdapat ketidaksesuaian dengan ketentuan yang berlaku.
  7. Unit kerja dapat meminta perubahan jalur kewenangan pengadaan sepanjang belum dilakukan penetapan paket pengadaan oleh UPT Pengadaan. Permohonan pengalihan kewenangan pengadaan untuk Rencana Implementasi yang sudah dilakukan approval pemilahan oleh UPT Pengadaan, dapat disampaikan melalui surat resmi ke UPT Pengadaan dengan dilampiri berkas penunjang sebagai bahan pertimbangan.
  8. Menimbang bahwa jangka waktu pelaksanaan pengadaan belanja modal dan belanja pemeliharaan cukup Panjang, maka belanja modal dan belanja pemeliharaan yang terkait bangunan tidak dapat dilakukan pada Triwulan 4-2020. Berkenaan dengan hal tersebut, belanja modal dan belanja pemeliharaan bangunan yang bersifat mendesak harus dimintakan persetujuan terlebih dahulu melalui surat resmi ke Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan ITB, dengan tembusan ke Kepala UPT Pengadaan dan Direktur Perencanaan Sumber Daya untuk dilakukan pengkajian.
  9. Unit kerja yang mengajukan Rencana Implementasi (RI) tambahan di luar jadwal resmi, penyusunan rencana Implementasi dapat dilaksanakan di Direktorat Perencanaan Sumber Daya. Khusus untuk bulan November dan Desember 2020, unit kerja tidak diperkenankan mengajukan usulan Rencana Implementasi (RI) tambahan termasuk RI tambahan untuk Program P3MI.
  10. Batas akhir penerbitan Formulir Realisasi Anggaran (FRA) untuk seluruh rencana implementasi akan disesuaikan lebih lanjut dalam edaran terkait kegiatan tutup buku akhir tahun 2020.
  11. Kami sampaikan kembali bahwa seluruh kontrak pengadaan barang dan jasa tahun 2020 diharuskan berakhir pada tahun 2020. Penganggaran atas pekerjaan yang penyelesaiannya melampaui tahun anggaran 2020 dapat dilakukan bilamana unit kerja telah mendapat ijin dari Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan ITB.
  12. Kami mengimbau kepada seluruh unit kerja agar mempersiapkan hal-hal yang diperlukan untuk kegiatan Rencana Implementasi (RI) tersebut, sehingga pada pelaksanaannya tidak mengalami hambatan, serta dapat memenuhi jadwal yang telah ditetapkan

Jika diperlukan, bantuan teknis yang berkaitan dengan penyusunan Rencana Implementasi (RI) pada aplikasi SISPRAN dapat diperoleh melalui Direktorat Perencanaan Sumber Daya pada nomor telpon 2508518 u.p. Sdr. Sofyan Sutrisna, Sdr. Suwarno, Sdri. Diana Hermawati, dan Sdr. Deni Alamsyah, dan yang berkaitan dengan Perencanaan Pengadaan dapat diperoleh melalui UPT Pengadaan pada nomor telpon 2503084 u.p. Sdr. Raditya, Sdri. Puji Astuti, dan Sdr. Oki Triharmawan.

Berita Terkait