Schedule of Implementation Plan (RI) SISPRAN 1 quarter 2-2019

Referring to the Director of Planning letter number 780 / I1.B02.2 / PR / 2018 dated December 6, 2018 regarding ‘ITB Budget Activity Calendar 2019’, and the results of coordination between the Directorate of Planning, the Directorate of Logistics and the Directorate of Finance, we hereby inform you that the schedule of the Plan Implementation (RI) Quarter 2-2019 will be carried out on 1-8 March 2019. Regarding this schedule, we can say the following:

1. In connection with the commencement of the 2-2019 Quarterly implementation plan above, work units are not allowed to apply for the preparation of the TW 1-2019 Implementation Plan (SISPRAN1) in March 2019.
2. An implementation plan (RI) of TW 2-2019 that has been compiled can be promptly filed by the work unit to obtain approval from the Chairman of the related work unit. We need to remind you that only RI that have been approved by the head of work Unit will be further processed for the procurement of goods/services/capital and the payment of employee spending.
3. For the work unit that will propose the addition of the type and specifications of goods/services/new capital shopping, the schedule of new goods List for all purposes will be held on February 21-March 4, 2019 through http://simajik.logistik.itb.ac.id. The addition of the new employee’s spending type, the submission is submitted to the Directorate of Personnel.
4. For filing of the types and specifications of goods/services/new Capital shopping outside the official schedule that has been prepared, the following conditions apply:

1. • In the framework of additional Imeplementasi plan that has been approved by the Vice rector of finance planning and Development or through the Directorate of Planning of ITB.
   • Submit an application for opening a new goods shopping registration system (master) through an official letter to the Directorate of Logistics ITB.

4. For the Implementation plan (RI) that has been approved according to the schedule, the Directorate of Logistics will conduct the sorting of a procurement authority path gradually through the date 14-20 March 2019. The packaging of goods and services to be held by the Directorate of Logistics will be commenced on March 20th, 2019.
5. Atas Rencana Implementasi Belanja Jasa/Modal Jasa yang telah dilakukan pemilahan kewenangan pengadaan, unit kerja dapat sesegera mungkin mengusulkan permintaan pekerjaan jasa, dengan ketentuan:

1. • Usulan untuk Pekerjaan Jasa Triwulan 2-2019 kami harapkan dapat diajukan mulai tanggal 20 Maret 2019 dan diharapkan selambat-lambatnya telah diajukan pada tanggal 30 April 2019;
   • Untuk Sisa Rencana Implementasi Jasa Triwulan 1-2019 diharapkan unit kerja dapat segera mengusulkan selambat-lambatnya pada tanggal 7 Maret 2019. Bilamana unit kerja bermaksud untuk tetap mengusulkan pekerjaan setelah tanggal tersebut, unit kerja mohon melakukan pembatalan Rencana Implementasi Triwulan 1-2019 terlebih dahulu untuk kemudian melakukan Rencana Impelemtasi kembali pada Triwulan 2-2019 sesuai ketentuan dan mekanisme yang berlaku;
   • Seluruh usulan pekerjaan jasa wajib melakukan input data dan dokumen penunjang, melalui http://simajik.logistik.itb.ac.id. Hasil cetakan surat usulan harus pula berasal dari http://simajik.logistik.itb.ac.id dan fisik dokumen yang telah tertandatangan disampaikan kemudian kepada Direktorat Logistik.
   • Dalam hal pengajuan usulan pekerjaan, mohon unit kerja memperhatikan kesesuaian judul dan lingkup pekerjaan dengan mata anggaran sebagaimana kodefikasi master belanja jasa/modal jasa yang telah diinputkan oleh unit kerja melalui Rencana Implementasi.
   • Hanya usulan yang sesuai dengan ketentuan yang akan diproses lebih lanjut untuk proses pengadaan oleh Direktorat Logistik. Unit kerja diharuskan melakukan penyesuaian bilamana dalam hal review oleh Direktorat Logistik terdapat ketidaksesuaian dengan ketentuan yang berlaku.

6. Unit Kerja dapat meminta perubahan jalur kewenangan pengadaan sepanjang belum dilakukan penetapan Rencana Umum Pengadaan dan atau paket pengadaan oleh Direktorat Logistik. Permohonan pengalihan kewenangan pengadaan disampaikan melalui surat resmi ke Direktorat Logistik dengan dilampiri berkas penunjang sebagai bahan pertimbangan.
7. Untuk Rencana Implementasi Tambahan diluar jadwal yang telah ditetapkan, tidak diperkenankan untuk belanja modal kecuali telah dilakukan pengkajian terlebih dahulu oleh Direktorat-Direktorat terkait dilingkungan Kantor Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan.
8. Data Rencana Implementasi (RI) Triwulan 1-2019 yang telah disusun dan tidak diterbitkan Formulir Realisasi Anggaran (FRA)-nya sampai dengan tanggal 29 Maret 2019, akan kami blokir anggaran dan kegiatannya.
9. Kami menghimabu kepada seluruh unit kerja agar mempersiapkan hal-hal yang diperlukan untuk kegiatan Rencana Implementasi (RI) tersebut, sehingga pada pelaksanaannya tidak mengalami hambatan serta dapat memenuhi jadwal yang telah ditetapkan.

Jika diperlukan, bantuan teknis untuk penyusunan Rencana Implementasi (RI) dapat diperoleh melalui Direktorat Perencanaan pada nomor telepon 2508518 up. Sdr. SOfyan Sutrisna (int. 215), Sdr. Suwarno (int.217) dab Sdr. Irwan Sanjaya (int.221), atau bilamana terkait dengan sistem manajemen logistik dapat menghubungi telepon 0222503084 up Sdr. Raditya PB (ext 263), Sdri. Puji Astuti dan Sdr. Oki Triharmawan (ext 256).

Referring to the Director of Planning letter number 780 / I1.B02.2 / PR / 2018 dated December 6, 2018 regarding ‘ITB Budget Activity Calendar 2019’, and the results of coordination between the Directorate of Planning, the Directorate of Logistics and the Directorate of Finance, we hereby inform you that the schedule of the Plan Implementation (RI) Quarter 2-2019 will be carried out on 1-8 March 2019. Regarding this schedule, we can say the following:

1. In connection with the commencement of the 2-2019 Quarterly implementation plan above, work units are not allowed to apply for the preparation of the TW 1-2019 Implementation Plan (SISPRAN1) in March 2019.
2. An implementation plan (RI) of TW 2-2019 that has been compiled can be promptly filed by the work unit to obtain approval from the Chairman of the related work unit. We need to remind you that only RI that have been approved by the head of work Unit will be further processed for the procurement of goods/services/capital and the payment of employee spending.
3. Bagi unit kerja yang akan mengajukan penambahan jenis dan spesifikasi belanja barang/jasa/modal baru, jadwal pengajan daftar barang baru untuk seluruh keperluan akan dilaksanakan pada tanggal 21 Februari – 4 Maret 2019 melalui http://simajik.logistik.itb.ac.id. Adapun penambahan jenis belanja pegawai baru, pengajuan disampaikan ke Direktorat Kepegawaian.
   Untuk pengajuan jenis dan spesifikasi belanja barang/jasa/modal baru diluar jadwal resmi yang telah disusun, berlaku ketentuan berikut:

1. • Dilakukan dalam kerangka Rencana Imeplementasi Tambahan yang telah disetujui oleh Wakil Rektor Bidang Keuangan Perencanaan dan Pengembangan atau melalui Direktorat Perencanaan ITB.
   • Menyampaikan permohonan pembukaan akses sistem pengajuan daftar (master) belanja barang baru melalui surat resmi kepada Direktorat Logistik ITB.

4. Atas Rencana Implementasi (RI) yang telah disetujui sesuai jadwal tersebut, Direktorat Logistik akan melakukan Pemilahan jalur kewenangan pengadaan secara bertahap melalui tanggal 14-20 Maret 2019. pemaketan barang dan jasa untuk diadakan oleh Direktorat Logistik akan mulai dilakukan pada tanggal 20 Maret 2019.
5. Atas Rencana Implementasi Belanja Jasa/Modal Jasa yang telah dilakukan pemilahan kewenangan pengadaan, unit kerja dapat sesegera mungkin mengusulkan permintaan pekerjaan jasa, dengan ketentuan:

1. • Usulan untuk Pekerjaan Jasa Triwulan 2-2019 kami harapkan dapat diajukan mulai tanggal 20 Maret 2019 dan diharapkan selambat-lambatnya telah diajukan pada tanggal 30 April 2019;
   • Untuk Sisa Rencana Implementasi Jasa Triwulan 1-2019 diharapkan unit kerja dapat segera mengusulkan selambat-lambatnya pada tanggal 7 Maret 2019. Bilamana unit kerja bermaksud untuk tetap mengusulkan pekerjaan setelah tanggal tersebut, unit kerja mohon melakukan pembatalan Rencana Implementasi Triwulan 1-2019 terlebih dahulu untuk kemudian melakukan Rencana Impelemtasi kembali pada Triwulan 2-2019 sesuai ketentuan dan mekanisme yang berlaku;
   • Seluruh usulan pekerjaan jasa wajib melakukan input data dan dokumen penunjang, melalui http://simajik.logistik.itb.ac.id. Hasil cetakan surat usulan harus pula berasal dari http://simajik.logistik.itb.ac.id dan fisik dokumen yang telah tertandatangan disampaikan kemudian kepada Direktorat Logistik.
   • Dalam hal pengajuan usulan pekerjaan, mohon unit kerja memperhatikan kesesuaian judul dan lingkup pekerjaan dengan mata anggaran sebagaimana kodefikasi master belanja jasa/modal jasa yang telah diinputkan oleh unit kerja melalui Rencana Implementasi.
   • Hanya usulan yang sesuai dengan ketentuan yang akan diproses lebih lanjut untuk proses pengadaan oleh Direktorat Logistik. Unit kerja diharuskan melakukan penyesuaian bilamana dalam hal review oleh Direktorat Logistik terdapat ketidaksesuaian dengan ketentuan yang berlaku.

6. Unit Kerja dapat meminta perubahan jalur kewenangan pengadaan sepanjang belum dilakukan penetapan Rencana Umum Pengadaan dan atau paket pengadaan oleh Direktorat Logistik. Permohonan pengalihan kewenangan pengadaan disampaikan melalui surat resmi ke Direktorat Logistik dengan dilampiri berkas penunjang sebagai bahan pertimbangan.
7. Untuk Rencana Implementasi Tambahan diluar jadwal yang telah ditetapkan, tidak diperkenankan untuk belanja modal kecuali telah dilakukan pengkajian terlebih dahulu oleh Direktorat-Direktorat terkait dilingkungan Kantor Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan.
8. Data Rencana Implementasi (RI) Triwulan 1-2019 yang telah disusun dan tidak diterbitkan Formulir Realisasi Anggaran (FRA)-nya sampai dengan tanggal 29 Maret 2019, akan kami blokir anggaran dan kegiatannya.
9. Kami menghimabu kepada seluruh unit kerja agar mempersiapkan hal-hal yang diperlukan untuk kegiatan Rencana Implementasi (RI) tersebut, sehingga pada pelaksanaannya tidak mengalami hambatan serta dapat memenuhi jadwal yang telah ditetapkan.

Jika diperlukan, bantuan teknis untuk penyusunan Rencana Implementasi (RI) dapat diperoleh melalui Direktorat Perencanaan pada nomor telepon 2508518 up. Sdr. SOfyan Sutrisna (int. 215), Sdr. Suwarno (int.217) dab Sdr. Irwan Sanjaya (int.221), atau bilamana terkait dengan sistem manajemen logistik dapat menghubungi telepon 0222503084 up Sdr. Raditya PB (ext 263), Sdri. Puji Astuti dan Sdr. Oki Triharmawan (ext 256).