Jadwal Rencana Implementasi (RI) SISPRAN 1 Triwulan 3-2019

Merujuk surat Direktur Perencanaan nomor 780/I1.B02/PR/2018 tanggal 6 Desember 2018 perihal ‘Kalender Kegiatan Anggaran ITB Tahun 2019’, dan hasil koordinasi antara Direktorat Perencanaan, DIrektorat Logistik dan Direktorat Keuangan, dengan ini kami sampaikan bahwa jadwal Rencana Implementasi (RI) Triwulan 3-2019 akan dilaksanakan pada tanggal 22 – 29 Mei 2019. Berkenaan dengan jadwal tersebut, dapat kami sampaikan hal-hal berikut:

1. Sehubungan dengan dimulainya Rencana Implementasi Triwulan 3-2019 tersebut diatas, unit kerja tidak diperkenankan untuk mengajukan permohonan penyusunan Rencana Implementasi (RI) Tambahan TW 2-2019 (SISPRAN1) pada bulan Juni 2019.
2. Rencana Implementasi (RI) TW 3-2019 yang telah disusun dapat segera diajukan oleh unit kerja untuk mendapatkan persetujuan dari Pimpinan unit kerja terkait. Perlu kami ingatkan kembali bahwa hanya RI yang telah disetujui oleh Pimpinan Unit Kerja yang akan diproses lebih lanjut untuk pengadaan barang/jasa/modal dan pembayaran belanja pegawai. Persetujuan pimpinan unit kerja yang terlambat dan tidak sesuai dengan jadwal, tidak dapat disertakan dalam Rencana Umum Pengadaan Triwulan II untuk tahap awal.
3. Bagi unit kerja yang akan mengajukan penambahan jenis dan spesifikasi belanja barang/jasa/modal baru, jadwal pengajuan daftar barang baru untuk sispran1 akan dilaksanakan pada tanggal 13 – 16 Mei 2019 melalui http://simajik.logistik.itb.ac.id. Adapun penambahan jenis belanja pegawai baru, pengajuan disampaikan ke Direktorat Kepegawaian.
   Untuk Pengajuan jenis dan spesifikasi belanja barang/jasa/modal baru diluar jadwal resmi yang telah disusun, berlaku ketentuan berikut:

1. • • Dilakukan dalam kerangka Rencana Implementasi Tambahan yang telah disetujui oleh Wakil Rektor Bidang Keuangan Perencanaan dan Pengembangan atau melalui Direktorat Perencanaan ITB, atau
     • Menyampaikan permohonan pembukaan akses sistem pengajuan daftar (master) belanja barang baru melalui surat resmi kepada Direktur Logistik ITB

4. Atas Rencana Impelemntasi (RI) yang telah disetujui jadwal tersebut, Direktorat Logistik akan melakukan Pemilahan jalur kewenangan pengadaan secara bertahap mulai tanggal 17 – 24 Juni 2019. Pemaketan barang dan jasa untuk diadakan oleh DIrektorat Logistik akan mulai dilakukan pada tanggal 24 Juni 2019.
5. Atas Rencana Implementasi Belanja Jasa/Modal Jasa yang telah dilakukan pemilahan kewenangan pengadaan, unit kerja dapat sesegera mungkin mengusulkan permintaan pekerjaan jasa, dengan ketentuan:

1. • Usulan untuk Pekerjaan Jasa Triwulan 3-2019 kami harapkan dapat diajukan mulai tanggal 17 Juni 2019 dan diharapkan selambat-lambatnya telah diajukan pada tanggal 15 Agustus 2019;
   • Untuk Sisa Rencana Implementasi Jasa Triwulan 2-2019 diharapkan unit kerja dapat segera mengusulkan selambat-lambatnya pada tanggal 29 Mei 2019. Bilamana unit kerja bermaksud untuk tetap mengusulkan pekerjaan setelah tanggal tersebut, unit kerja mohon melakukan pembatalan Rencana Implementasi Triwulan 2-2019 terlebih dahulu untuk kemudian melakukan Rencana Implementasi kembali pada Triwulan 3-2019 sesuai ketentuan dan mekanisme yang berlaku;
   • Seluruh usulan pekerjaan jasa wajib melakukan input data dan dokumen penunjang melalui http://simajik.logistik.itb.ac.id. Hasil cetakan surat usulan harus pula berasal dari http:simajik.logistik.itb.ac.id dan fisik dokumen yang telah tertandatangan disampaikan kemudian kepada Direktorat Logistik. Usulan Pekerjaan manual diluar Sistem Manajemen Logistik (SIMAJIK) tidak akan diprioritaskan untuk diproses lebih lanjut
   • Dalam hal pengajuan usulan pekerjaan, mohon unit kerja memperhatikan kesesuaian judul dan lingkup pekerjaan dengan mata anggaran sebagaimana kodefikasi master belanja jasa/modal jasa yang telah diinputkan oleh unit kerja melalui Rencana Implementasi.
   • Hanya usulan yang sesuai dengan ketentuan yang akan diproses lebih lanjut untuk proses pengadaan oleh Direktorat Logistik. Unit Kerja diharuskan melakukan penyesuaian bilamana dalam hal review oleh Direktorat Logistik terdapat ketidaksesuaian dengan ketentuan yang berlaku.

6. Unit kerja dapat meminta perubahan jalur kewenangan pengadaan sepanjang belum dilakukan penetapan Rencana Umum Pengadaan dan atau paket pengadaan oleh Direktorat Logistik. Permohonan pengalihan kewenangan pengadaan disampaikan melalui surat resmi ke Direktorat Logistik dengan dilampiri berkas penunjang sebagai bahan pertimbangan.
7. Mengingatkan kembali Surat Edaran WRURK nomor 0030/I1.B02/LL/2017 tanggal 03 Januari 2017 tentang Ketentuan Belanja Modal dan Belanja Pemeliharaan yang menyatakan bahwa “jangka waktu pelaksanaan Belanja Modal dan Belanja Pemeliharaan cukup panjang maka Belanja Modal dan Pemeliharaan tidak dapat dilakukan pada Triwulan IV”. Untuk itu kami harapkan unti kerja dapat memaksimalkan Belanja Modal dan Pemeliharaan bangunan yang tersedia di alokasi anggaran unit kerja masing-masing pada Rencana Implementasi Triwulan III-2019 ini.
8. Data Rencana Implementasi (RI) Triwulan 2-2019 yang telah disusun dan tidak diterbitkan Formulir Realisasi Anggaran (FRA)-nya sampai dengan tanggal 28 Juni 2019, akan dilakukan pemblokiran, dan tidak dapat direalisasikan. Berkenaan dengan hal tersebut, unit kerja dapat mengusulkan pembatalan Rencana Implementasi triwulan 2 yan tidak akan direalisasikan. Khusus untuk Rencana Implementasi yang menjadi jalur kewenangan Direktorat Logistik, usulan pembatalan hanya dapat diajukan oleh unit kerja setelah melalui persetujuan dan atau koordinasi dengan Direktorat Logistik. Usulan pembatalan Rencana Implementasi tersebut di atas harus sudah diterima oleh Direktorat Perencnaan selambat-lambatnya tanggal 27 Juni 2019, ke Direktorat Perencanaan.
9. Kami menghimbau kepada seluruh unit kerja agar mempersiapkan hal-hal yang diperlukan untuk kegiatan Rencana Implementasi (RI) tersebut, sehingga pada pelaksanaannya tidak mengalami hambatan serta dapat memenuhi jadwal yang telah ditetapkan.

Jika diperlukan, bantuan teknis untuk penyusunan Rencana Implemntasi (RI) dapat diperoleh melalui Direktorat Perencanaan pada nomor telpon 2508518 up. Sdr. Sofyan Sutrisna (int.215), Sdr. Suwarno (int.217) dan Sdr. Irwan Sanjaya (int.221), atau bilamana terkait dengan sistem manajemen logistik dapat menghubungi telpon 2503084 up. Sdr. Raditya PB (ext 263), Sdri. Puju Astuti (ext 250) dan Sdr. Oki Triharmawan (ext 251).