Jadwal Rencana Implementasi (RI) SISPRAN1 Triwulan 4-2017

Merujuk surat Direktur Perencanaan nomor 8/I1.B02.2/KU/2017 tanggal 11 Januari 2017 tentang ‘Kalender Kegiatan Anggaran ITB Tahun 2017’, dengan ini kami beritahukan bahwa jadwal Rencana Implementasi (RI) Triwulan 4-2017 akan dilaksanakan pada tanggal 23 – 29 Agustus 2017. Berkenaan dengan jadwal tersebut, kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.

1. Rencana Implementasi (RI) yang telah disusun dapat segera diajukan oleh unit kerja untuk mendapatkan persetujuan dari Pimpinan unit kerja terkait. Perlu kami ingatkan bahwa hanya RI yang telah disetujui oleh Pimpinan Unit Kerja yang akan diproses lebih lanjut untuk pengadaan barang, jasa dan pembayaran belanja pegawai.
2. Bagi unit kerja yang akan mengajukan penambahan jenis dan spesifikasi belanja barang dan jasa baru, pengajuan dapat disampaikan ke Direktorat Logistik terhitung sejak tanggal 15 – 21 Agustus 2017. Kode barang yang diusulkan setelah tanggal tersebut tidak akan diprioritaskan untuk dilakukan proses review dan approval. Untuk penambahan jenis belanja pegawai baru, pengajuan disampaikan ke Direktorat Kepegawaian. Jenis barang, jasa dan jenis belanja pegawai yang baru tersebut harus disetujui dan dimasukan ke Master Belanja sebelum jadwal penyusunan Rencana Implementasi (RI) dimulai.
3. Setelah Rencana Implementasi (RI) diajukan, Direktorat Logistik akan melakukan tahapan sebagai berikut:
   • Pemilahan jalur kewenangan pengadaan akan dilaksanakan mulai tanggal 30 Agustus – 7 September 2017. Pemaketan dan review barang dan jasa untuk diadakan oleh Direktorat Logistik akan mulai dilakukan pada tanggal 8 September 2017.
   • Unit kerja dapat meminta perubahan jalur kewenangan pengadaan, sepanjang belum dilakukan penetapan paket pengadaan oleh Direktorat Logistik.
   • Permohonan pengalihan kewenangan pengadaan untuk Rencana Implementasi yang telah dilakukan, disampaikan melalui surat resmi ke Direktorat Logistik dengan melampirkan berkas penunjang sebagai bahan pertimbangan.
   • Usulan untuk Pekerjaan Jasa Triwulan 4-2017 kami harapkan dapat diajukan unit kerja selambat – lambatnya tanggal 18 September 2017 dengan melampirkan dokumen usulan sesuai jenis pekerjaan, termasuk wajib melakukan input data sistem permintaan pekerjaan jasa (PPJ) pada http://sisfo.logistik.itb.ac.id
   • Jangka Waktu Pekerjaan barang/jasa yang diusulkan untuk dilakukan proses pengadaan oleh Direktorat Logistik, diharapkan dapat diselesaikan selambat-lambatnya 60 hari kalender, atau tidak melampaui tanggal 30 November 2017. Apabila berdasarkan hasil review Direktorat Logistik akan melampaui jangka waktu tersebut, maka unit kerja diharapkan mengevaluasi kembali usulan item barang/jasa dan atau spesifikasi barang/jasa yang dapat dipenuhi sesuai waktu yang ditetapkan;
   • Untuk pekerjaan yang melampaui tahun anggaran 2017, Unit Kerja diharuskan mengikuti mekanisme yang berlaku sebelum proses pengadaan dilakukan.
4. Merujuk pada Surat Edaran WRURK nomor 0030/I1.B02/LL/2017 tanggal 5 Januari 2017 tentang Ketentuan Belanja Modal dan Belanja Pemeliharaan tahun anggaran 2017, kami sampaikan kembali bahwa Belanja Modal dan Belanja Pemeliharaan tidak dilakukan Rencana Implementasi pada Triwulan 4-2017. Kebutuhan atas Belanja Modal dan Pemeliharaan yang bersifat mendesak unit kerja harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu melalui surat resmi dari Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan ITB untuk dilakukan pengkajian.
5. Unit kerja yang mengajukan Rencana Implementasi (RI) tambahan di luar jadwal resmi, pelaksanaan RI tambahan dilaksanakan di Direktorat Perencanaan, kecuali bulan November dan Desember tidak diperkenankan adanya usulan Rencana Implementasi (RI) tambahan. Data Rencana Implementasi (RI) tambahan akan ditarik Direktorat Logistik untuk dilakukan proses pemilahan, dan pemaketan (melalui jalur Logistik) akan dilakukan sepanjang memenuhi ketentuan berikut;
   • Pemaketan barang/jasa untuk RI tambahan dapat dilakukan oleh Direktorat Logistik selambat-lambatnya tanggal 16 Oktober 2017;
   • Jangka waktu pelaksanaannya tidak lebih dari 30 hari kalender atau melampaui tanggal 30 November 2017.
6. Data Rencana Implementasi (RI) Triwulan 3-2017 yang telah disusun dan tidak diterbitkan Formulir Realisasi Anggaran (FRA)-nya sampai dengan tanggal 30 September 2017, akan diblokir anggaran dan kegiatannya (efisiensi anggaran).
7. Batas akhir penerbitan Formulir Realisasi Anggaran (FRA) untuk Triwulan 4-2017 sampai dengan tanggal 21 November 2017.
8. Kami sampaikan kembali bahwa seluruh pengadaan barang dan jasa tahun 2017 diharuskan berakhir kontrak pada tahun 2017.

Kami menghimbau kepada seluruh unit kerja agar mempersiapkan hal-hal yang diperlukan untuk kegiatan Rencana Implementasi (RI) tersebut, sehingga pada pelaksanaannya tidak mengalami hambatan serta dapat memenuhi jadwal yang telah ditetapkan.