Jadwal Rencana Implementasi (RI) SISPRAN1 Triwulan 4-2019

Merujuk surat Direktur Perencanaan nomor 780/I1.B02/PR/2018 tanggal 6 Desember 2018 perihal ‘Kalender Kegiatan Anggaran ITB Tahun 2019’, dan hasil koordinasi antara Direktorat Perencanaan, Direktorat Logistik dan Direktorat Keuangan, dengan ini kami sampaikan bahwa jadwal Rencana Implementasi (RI) Triwulan 4-2019 akan dilaksanakan pada tanggal 26 Agustus – 3 September 2019. Berkenaan dengan jadwal tersebut, dapat kami sampaikan hal-hal berikut:

1. Sehubungan dengan dimulainya Rencana Implementasi Triwulan 4-2019 tersebut diatas, unit kerja tidak diperkenankan untuk mengajukan permohonan penyusunan Rencana Implementasi (RI) Tambahan TW 3-2019 (SISPRAN1) pada bulan September 2019
2. Rencana Implementasi (RI) telah disusun dapat segera diajukan oleh unit kerja untuk mendapatkan persetujuan dari Pimpinan unit kerja terkait. Perlu kami ingatkan kembali bahwa hanya RI yang telah disetujui oleh Pimpinan Unit Kerja yang akan diproses lebih lanjut untuk pengadaan barang/jasa/modal dan pembayaran belanja pegawai. Persetujuan pimpinan unit kerja yang terlambat dan tidak sesuai dengan jadwal, tidak dapat disertakan dalam Rencana Umum Pengadaan Triwulan 4 untuk tahap awal.
3. Bagi unit kerja yang akan mengajukan penambahan jenis dan spesifikasi belanja barang/jasa/modal baru, jadwal pengajuan daftar barang baru melalui http://simajik.logistik.itb.ac.id, khusus untuk Triwulan 4-2019, berlaku ketentuan berikut:

1. • Pengajuan daftar (master) barang baru untuk keperluan Rencana Implementasi baik rutin maupun tambahan dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan sebagaimana terlampir
   • Pengujian daftar (master) barang baru untuk keperluan modifikasi Purchase Order pada Oracle Purchasing disampaikan langsung kepada Direktorat Logitsik untuk dijadwalkan pada waktu tertentu sesuai dengan mekanisme dan prosedur yang berlaku.

Adapun penambahan jenis belanja pegawai baru, pengajuan disampaikan ke Direktorat Kepegawaian

4. Atas Rencana Impelemntasi (RI) yang telah disetujui sesuai jadwal tersebut, Direktorat Logistik akan melakukan Pemilahan jalur kewenangan pengadaan secara bertahap mulai tanggal 5 – 15 September 2019. Pemaketan barang dan jasa untuk diadakan oleh Direktorat Logistik akan mulai dilakukan pada tanggal 10 September 2019.
5. Atas Rencana Implementasi Belanja Jasa/Modal Jasa yang telah dilakukan pemilahan kewenangan pengadaan, unit kerja dapat sesegera mungkin mengusulkan permintaan pekerjaan jasa, dengan ketentuan:

1. • Usulan untuk Pekerjaan Jasa Triwulan 4-2019 kami harapkan dapat diajukan segera setelaj dilakukan pemilajan oleh Direktorat Logistik dan diharapkan dapat selambat-lambatnya telah diajukan pada tanggal 1 Oktober 2019; Adapun untuk Sisa Rencana Implementasi Jasa Triwulan 3-2019 diharapkan unit kerja dapat segara mengusulkan selambat-lambatnya pada tanggal 30 Agustus 2019
   • Seluruh usulan pekerjaan jasa wajib melakukan input data dan dokumen penunjang melalui http://simajik.logistik.itb.ac.id. Hasil cetakan surat usulan harus pula berasal dari http:simajik.logistik.itb.ac.id dan fisik dokumen yang telah tertandatangan disampaikan kemudian kepada Direktorat Logistik. Usulan Pekerjaan manual diluar Sistem Manajemen Logistik (SIMAJIK) tidak akan diprioritaskan untuk diproses lebih lanjut
   • Jangka Waktu Pekerjaan barang/jasa diusulkan untuk dilakukan proses pengadaan oleh Direktorat Logistik, diharapkan dapat diselesaikan selambat-lambatnya 60 hari kalender, atau diharapkan tidak melampaui tanggal 30 November 2019. Apabila berdasarkan hasil review Direktorat Logistik akan melampaui jangka tersebut, maka unit kerja diharapkan mengevaluasi kembali usulan item barang/jasa dan atau spesifikasi barang/jasa yang dapat dipenuhi sesuai waktu yang ditetapkan
   • Dalam hal pengajuan usulan pekerjaan, mohon unit kerja memperhatikan kesesuaian judul dan lingkup pekerjaan dengan mata anggaran sebagaimana kodefikasi master belanja jasa/modal jasa yang telah diinputkan oleh unit kerja melalui Rencana Implementasi.
   • Hanya usulan yang sesuai dengan ketentuan yang akan diproses lebih lanjut untuk proses pengadaan oleh Direktorat Logistik. Unit Kerja diharuskan melakukan penyesuaian bilamana dalam hal review oleh Direktorat Logistik terdapat ketidaksesuaian dengan ketentuan yang berlaku.

6. Unit kerja dapat meminta perubahan jalur kewenangan pengadaan sepanjang belum dilakukan penetapan Rencana Umum Pengadaan dan atau paket pengadaan oleh Direktorat Logistik. Permohonan pengalihan kewenangan pengadaan disampaikan melalui surat resmi ke Direktorat Logistik dengan dilampiri berkas penunjang sebagai bahan pertimbangan.
7. Mengingatkan kembali Surat Edaran WRURK nomor 0030/I1.B02/LL/2017 tanggal 03 Januari 2017 tentang Ketentuan Belanja Modal dan Belanja Pemeliharaan yang menyatakan bahwa “jangka waktu pelaksanaan Belanja Modal dan Belanja Pemeliharaan cukup panjang maka Belanja Modal dan Pemeliharaan yang terkait bangunan tidak dapat dilakukan pada Triwulan 4-2019″. Dengan demikian untuk Belanja Modal dan Belanja Pemeliharaan Bangunan yang bersifat mendesak harus memintakan persetujuan terlebih dahulu melalui surat resmi ke Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan ITB dengan tembusan ke Direktur Logistik dan Direktur Perencanaan untuk dilakukan pengkajian.
8. Unit kerja yang mengajukan Rencana Implementasi (RI) tambahan di luar jadwal resmi, pelaksaan RI tambahan harus dilaksanakan di Direktorat Perencanaan, kecuali bulan November dan Desember unit kerja tidak diperkenankan mengajukan usulan Rencana Implementasi (RI) tambahan termasuk RI tambahan untuk Program P3MI. Data Rencana Implementasi (RI) tambahan setiap bulannya akan ditarik Direktorat Logistik dan pemaketan (melalui jalur Logistik) akan dilakukan sepanjang memenuhi ketentuan berikut:

1. • Pemaketan barang/jasa untuk RI tambahan dapat dilakukan oleh Direktorat Logistik selambat-lambatnya tanggal 15 Oktober 2019
   • Jangka waktu pelaksanaannya tidak lebih dari 30 hari kalender atau melampaui tanggal 30 November 2019

9. Data Rencana Implementasi (RI) Triwulan 3-2019 yang telah disusun dan tidak diterbitkan Formulir Realisasi Anggaran (FRA)-nya sampai dengan tanggal 30 September 2019, akan diblokir anggaran dan kegiatannya.
10. Batas akhir penerbitan Formulir Realisasi Anggaran (FRA) untuk Triwulan 4-2019 sampai dengan tanggal 22 November 2019.
11. Kami sampaikan kembali bahwa seluruh pengadaan barang dan jasa tahun 2019 diharuskan berakhir kontrak pada tahun 2019. Penganggaran atas pekerjaan yang penyelesaiannya melampaui tahun anggaran 2019 dapat dilakukan bilamana unit kerja telah mendapat ijin dari Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan ITB.
12. Kami menghimbau kepada seluruh unit kerja agar mempersiapkan hal-hal yang diperlukan untuk kegiatan Rencana Implementasi (RI) tersebut, sehingga pada pelaksanaannya tidak mengalami hambatan serta dapat memenuihi jadwal yang telah ditetapkan.

Jika diperlukan, bantuan teknis untuk penyusunan Rencana Implemntasi (RI) dapat diperoleh melalui Direktorat Perencanaan pada nomor telpon 2508518 up. Sdr. Sofyan Sutrisna (int.215), Sdr. Suwarno (int.217) dan Sdr. Irwan Sanjaya (int.221), atau bilamana terkait dengan sistem manajemen logistik dapat menghubungi telpon 2503084 up. Sdr. Raditya PB (ext 263), Sdri. Puju Astuti (ext 250) dan Sdr. Oki Triharmawan (ext 251).